急がば回れ (スライド作成)
このブログは育児生活を中心に綴っています。子どもたちが小さい頃に比べて、今では健康面での不安はグッと減りました。とか言いながら、竜子は相変わらず定期的に熱を出します。が、それでも頻度はかなり低くなっています。子どもたちの健康面で心配事が減って、成長速度も以前程では無くなって来ると、このブログで触れる事柄も違うネタにシフトしていっています。子どもたちは就学していますので、学習に関することがやはり多いですね。それと合わせて親である私は自身の人生や生活においても考えることが増えている気がしています。そのためか、私の仕事を通じた話も触れて来ました。前置きが長くなりましたが、今日は仕事に関する話です。
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今もなお手足に
私が若手と呼ばれる年齢だとか年次のとき、色々なドキュメントを作っていた気がします。仕事ってそういうものかと思いながら、スライドを作ったり仕様書を作ったり、表計算ソフトでグラフを描いたり。そういった取り組みには指揮監督者が居ました。自身の上司・上長にあたる人だったり、取り組みチーム・グループのリーダー的な人だったり。そういった上の方々の意向を伺いながら手足となって資料を作ってエディットする。そんな仕事をしていました。若手っぽいですよね。
翻って今ではどうなっているか。実は同じことをしています。相変わらず末端の手足となって資料を一生懸命作っています。ただ、少し状況が異なるのは、私を指揮監督する人のポジションが随分上になっていることと、手掛けた資料の展開範囲が広かったり、更に上の人への説明に使われたりする点です。
効率的な資料作成はレア
スライド作成はかなり嫌いです。まぁ自分がプレゼンする資料を自分で作る分には、自己責任なので全然気になりませんが、前述のように上の方がプレゼンするための資料を私が作るパターンは結構ストレスです。資料のレビューを重ねて完成させますが、これ、かなり手戻りが発生して効率悪いです。そういった手戻りを止めるためのスキームもありますが、これが上手く機能するケースってかなり少ないと思います。なぜなら、そのレビューと検討・議論を同時にするからです。なので、いくら骨子を固めてもコロコロ変わりますし、レビューの際に出て来るコメントも出席者間で方向性が一致しません。出て来たコメントに律儀に従って資料を更新して、次回のレビューに挑むと、真逆のコメントが出て真逆の修正になることも多々あります。資料の作り直し、本当に稼働が勿体無い。
まず最初に議論・検討をしてストーリーやメッセージ・伝えたいことを決める。それに沿った構成・章立てで骨子を作る。その骨子をもとに各章に含めるべき情報やデータ・図を決める。出揃った内容でプレゼン出来そうか精査する。問題無ければようやく最後のビジュアル化、つまりスライド作成。これさえ出来れば手戻りなく資料は完成するのですが、そんな取り組み方が出来る集団に属したことがありません。
